Leitfaden: Die Checkliste, die Firmenveranstaltungen wirklich zum Erfolg macht
Ausgewähltes Thema: Leitfaden zur Erstellung einer funktionierenden Checkliste für Firmenveranstaltungen. Dieser inspirierende Einstieg zeigt, wie Sie Struktur, Klarheit und Gelassenheit gewinnen — von der ersten Idee bis zur Nachbereitung. Begleiten Sie uns, teilen Sie Ihre Erfahrungen und abonnieren Sie für praxisnahe Tipps, die sich sofort anwenden lassen.
Formulieren Sie den Zweck so präzise, dass er auf eine Haftnotiz passt. Ein klarer Event-Zweck verhindert Feature-Creep, hilft bei Prioritäten und erleichtert jede Entscheidung, vom Programmpunkt bis zum Give-away. Schreiben Sie ihn sichtbar oben auf Ihre Checkliste.
Erstellen Sie eine Liste aller Beteiligten: Geschäftsführung, HR, Vertrieb, IT, Sicherheit, externe Partner. Notieren Sie Erwartungen, Deadlines und Freigabeprozesse. Eine kleine Anekdote: Ein Team vergaß die IT und stand am Tag ohne Gast-WLAN da – das Stakeholder-Mapping hätte es verhindert.
Nutzen Sie einen einstündigen Kick-off, um Ziele, Zielgruppe, Botschaften und Risiken abzustimmen. Sammeln Sie offene Fragen auf einem Board und führen Sie daraus die erste Version Ihrer Checkliste ab. Laden Sie anschließend zur Diskussion in den Kommentaren ein.
Budget realistisch planen und Risiken abfedern
Berücksichtigen Sie neben Location, Catering und Technik auch Posten wie Moderation, Genehmigungen, Stromverteiler, Bühnenbau, Branding, Versicherungen, Reinigung, Garderobe, Fotograf, Barrierefreiheit und Reserven für Expresslieferungen. Markieren Sie diese Positionen fix in Ihrer Checkliste.
Location, Logistik und Sicherheit orchestrieren
Bewerten Sie Erreichbarkeit, Parkmöglichkeiten, ÖPNV, Lieferzugänge, Ruhebereiche, Umkleiden, Backstage, Lagerflächen und Beschilderung. Notieren Sie Pros und Contras direkt in Ihrer Checkliste. Eine wahre Geschichte: Ein Team ersparte sich Chaos, weil es die Anlieferzeiten minutiös erfasst hatte.
Location, Logistik und Sicherheit orchestrieren
Testen Sie Mikrofone, Monitore, Projektoren, Licht, Tonproben, Bühnenwege, Aufzeichnungs-Setup und vor allem WLAN-Kapazität. Legen Sie einen Technik-Run-Through fest. Versehen Sie Ihre Checkliste mit Abnahmekriterien, damit Test und Realität nicht auseinanderdriften.
Programmgestaltung und Sprecherbetreuung
Starten Sie mit einem klaren Opening, planen Sie Energie-Spitzen und Pausen bewusst. Wechseln Sie Formate, um Aufmerksamkeit zu halten. In unserer Erfahrung rettete ein zehnminütiger Walk-and-Talk nach dem Mittag die Konzentration – setzen Sie solche Momente auf die Checkliste.
Programmgestaltung und Sprecherbetreuung
Versenden Sie rechtzeitig Briefings mit Ziel, Zielgruppe, Tonalität, Zeitfenster, Folien-Standards und Technik-Check. Bieten Sie eine Generalprobe an. Dank eines detaillierten Briefings blieb eine Keynote einst trotz Technikwechsel punktgenau – ein Triumph sorgfältiger Vorbereitung.
Planen Sie Save-the-Date, Einladung, Reminder, Agenda-Update und finale Infos. Testen Sie Betreffzeilen, vereinfachen Sie den Anmeldelink und klären Sie Mehrwert und Dresscode. Eine klare Journey erhöht die Teilnahme – dokumentieren Sie alle Schritte in Ihrer Checkliste.
Catering, Nachhaltigkeit und Inklusion
Menüplanung für alle
Erheben Sie Allergien, kulturelle Bedürfnisse und Ernährungspräferenzen. Planen Sie klare Beschilderung, ausreichend Wasserstationen und Kaffeestationen. Eine kleine Anekdote: Ein Team rettete den Nachmittag, indem es kurzfristig laktosefreie Optionen nachorderte – dank sauberer Erfassung.
